소규모 회사의 주주총회 소집 생략과 서면결의는 자본금 총액이 10억 원 미만인 주식회사가 소집 통지 없이 총회를 열거나 회의를 열지 않고 서면으로 결의를 갖추는 방법입니다. 상법상 이러한 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집 절차 없이 주주총회를 열 수 있고 서면에 의한 결의로 주주총회 결의를 갈음할 수 있으며, 서면결의는 주주총회 결의와 같은 효력이 있습니다. 소집 생략과 서면결의에 동의해야 하는 주주의 범위를 먼저 확인하고, 그 주주들의 동의서와 의사록을 남겨야 결의의 효력이 다투어질 위험을 낮출 수 있습니다.
소규모 회사의 주주총회 특례를 정한 상법 규정
자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 상법상 소집 통지 기간과 결의 방식에 관한 특례를 적용받습니다. 일반적인 주주총회 소집은 총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송해야 합니다. 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 합니다. 주주가 적다는 사정만으로 이러한 소집 절차가 없어지는 것은 아닙니다.
자본금 총액이 10억 원 미만이면 주주총회일의 10일 전에 통지를 발송할 수 있습니다. 주주 전원이 동의하면 소집 절차 없이 총회를 열거나 서면결의로 총회 결의를 갈음할 수도 있습니다. 다만 이 특례에서 동의가 필요한 주주의 범위에는 의결권 없는 주주에 관한 적용 배제와 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항에 관한 단서가 있으므로 주주의 범위를 별도로 확인해야 합니다.
소집 통지가 주주명부상 주소에 계속 3년간 도달하지 않은 주주에게는 소집 통지를 하지 않을 수 있습니다. 단순히 이번 연락에 답하지 않았거나 연락처를 확인하기 어렵다는 사정과는 구별해야 합니다. 소집 통지의 예외와 전원 동의에 따른 소집 생략도 서로 다른 근거입니다. 회사의 자본금, 해당 안건, 주주별 권리 및 동의 여부를 확인한 다음 적용할 방식을 정해야 절차를 잘못 생략하는 일을 피할 수 있습니다.
주주 전원 동의라는 요건과 서면결의의 효력
서면결의 방식을 사용하려면 동의가 필요한 주주 전원의 동의가 있어야 합니다. 소집 통지와 소규모 회사 특례, 소집 생략과 서면결의 규정은 의결권 없는 주주에게 적용하지 않지만, 통지서에 적은 목적사항에 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 예외입니다. 대주주가 충분한 의결권을 가지고 있다는 사정과 동의가 필요한 주주 전원의 동의는 같은 요건이 아닙니다.
서면결의 방식을 사용하는 데 대한 동의와 개별 안건에 대한 찬반은 구별해야 합니다. 회의 대신 서면으로 결의하는 데 동의했다고 모든 안건에 찬성한 것으로 볼 수는 없습니다. 한편 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의한 때에는 상법에 따라 서면결의가 있는 것으로 봅니다. 동의서에는 절차 방식에 대한 동의인지, 특정 안건의 내용에 대한 동의인지 구분해 적을 필요가 있습니다.
서면결의는 주주총회 결의와 같은 효력이 있고 주주총회에 관한 규정이 준용됩니다. 따라서 서면을 사용한다는 이유로 안건별 결의 요건이 없어지는 것은 아닙니다. 보통결의는 상법이나 정관에 다른 정함이 없으면 출석한 주주 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상으로 해야 합니다. 정관 변경에는 특별결의가 필요하므로, 절차 사용 동의와 실제 안건의 의결 요건을 나누어 확인해야 합니다.
소집 생략 총회와 서면결의를 구별하는 판단 기준
소집 생략 총회는 회의를 열되 소집 절차를 생략하고, 서면결의는 회의 없이 서면으로 결의한다는 점에서 다릅니다. 두 방식 모두 법정 요건을 갖춰야 하며 회사 내부에서 편의상 붙인 문서 제목으로 구별되는 것은 아닙니다. 실제로 총회를 열었는지, 어떤 절차를 생략하는 데 동의를 받았는지, 안건에 대한 의사를 어떤 문서로 확인했는지가 판단 자료가 됩니다.
소집 절차를 생략하려는 경우에는 총회 개최 전에 동의가 필요한 주주의 동의 여부를 확인하고 그 내용을 남기는 편이 적절합니다. 서면결의를 하려는 경우에는 서면결의 방식 사용 동의와 안건별 결의 내용을 구분하여 보관할 필요가 있습니다. 어느 방식을 택했는지 불분명한 상태에서 서명만 모으면 그 서명이 총회 소집 생략에 대한 것인지 안건에 대한 찬성인지 다툼이 생길 수 있습니다.
주주 전원이 출석하여 총회 개최에 이의 없이 결의한 사정이 있으면 소집 절차의 하자가 해소된 것으로 판단될 수 있습니다. 그러나 일부 주주가 나중에 결의 내용을 알았다는 사정을 전원 출석과 동일하게 볼 수는 없습니다. 처음부터 적법한 특례 요건을 갖추는 것과 하자가 발생한 뒤 효력을 다투는 것은 별개의 상황입니다. 출석과 동의의 대상 및 시점을 확인할 자료를 갖추어야 사후 설명에만 의존하지 않을 수 있습니다.
동의하지 않는 주주가 있을 때의 소집 통지 기간
동의가 필요한 주주 전원의 동의가 없으면 소집 절차를 거쳐야 합니다. 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 발송할 수 있습니다. 전자문서 통지에 동의한 것과 소집 절차 자체를 생략하는 데 동의한 것은 다르므로, 어떤 동의를 받았는지 기록을 구분해야 합니다.
소집 통지와 소규모 회사 특례, 소집 생략과 서면결의 규정은 의결권 없는 주주에게 적용하지 않습니다. 다만 통지서에 적은 목적사항에 반대주주의 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함된 경우에는 예외입니다. 따라서 주주명부에 이름이 있다는 사실만으로 모두의 동의가 언제나 필요하다고 설명하거나, 의결권이 없다는 이유만으로 어떤 안건에서도 제외된다고 설명하는 것은 정확하지 않습니다.
통지서에 회의의 목적사항을 적어야 하므로 안건의 내용을 정한 뒤 통지 대상과 발송일을 대조해야 합니다. 목적사항은 동의가 필요한 주주의 범위를 판단할 때에도 확인하는 자료입니다. 투자 유치로 주주가 늘거나 주주별 권리 내용이 달라졌다면 종전 총회에서 사용한 동의서를 그대로 재사용해서는 부족할 수 있습니다. 해당 결의에 필요한 주주의 범위와 실제 동의 자료를 다시 확인할 필요가 있습니다.
이사가 1명 또는 2명인 회사에서 주주총회가 맡는 사항
자본금 총액이 10억 원 미만이고 이사가 1명 또는 2명인 회사에서는 주주총회와 각 이사가 법정 기능을 나누어 맡습니다. 상법은 이사를 3명 이상 두는 것을 원칙으로 하면서 이러한 소규모 회사에는 1명 또는 2명을 허용합니다. 자본금 요건만 확인하지 말고 실제 이사 수까지 보아야 관련 특례가 적용되는 회사인지 판단할 수 있습니다.
이사가 1명 또는 2명인 경우 상법이 열거한 조항의 이사회는 주주총회로 봅니다. 이 규정이 모든 이사회 결의 사항을 주주총회에 일괄 이전한다는 뜻은 아닙니다. 어떤 기관이 결정해야 하는지는 해당 사항을 규율하는 조항과 소규모 회사 특례의 적용 범위를 함께 확인해야 합니다. 문서에 이사회 결의라고 기재되어 있다는 이유만으로 회사의 기관 구성과 맞는 절차를 거쳤다고 볼 수는 없습니다.
각 이사는 회사를 대표하며, 정관에 따라 대표이사를 정했다면 그 대표이사가 회사를 대표합니다. 이러한 각 이사 또는 대표이사는 주주총회 소집 결정 등 상법이 열거한 이사회 기능도 담당합니다. 주주총회가 맡는 사항과 각 이사가 맡는 사항을 구분한 뒤 필요한 결의를 준비해야 합니다. 서면결의는 주주총회 결의를 갈음하는 방식이므로 결정 권한이 어디에 있는지 확인하는 절차까지 생략하는 수단은 아닙니다.
결의 효력을 다투는 소송과 의사록 관리
소집 절차나 결의 방법의 하자는 결의취소의 소로 다툴 수 있지만 사유와 기간을 확인해야 합니다. 소집절차 또는 결의방법이 법령이나 정관에 위반하거나 현저하게 불공정한 경우, 또는 결의 내용이 정관에 위반한 경우 주주, 이사 또는 감사가 결의의 날부터 2월 내에 소를 제기할 수 있습니다. 통지를 받지 못한 날이나 결의 사실을 뒤늦게 안 날이 아니라 결의의 날이 법정 기간의 기준입니다.
결의취소의 소가 제기되었다고 결의가 반드시 취소되는 것은 아닙니다. 법원은 결의의 내용, 회사의 현황과 제반 사정을 참작하여 취소가 부적당하다고 인정하면 청구를 기각할 수 있습니다. 한편 결의 내용이 법령에 위반한 경우의 결의무효확인과 소집절차 또는 결의방법에 총회결의가 존재한다고 볼 수 없을 정도의 중대한 하자가 있는 경우의 결의부존재확인은 사유가 다릅니다.
상법은 결의무효확인의 소와 결의부존재확인의 소에 결의취소의 소와 같은 2월의 제소기간을 정하고 있지 않습니다. 따라서 소집 절차를 지키지 않았다는 사실만으로 어떤 소송을 택할지 결정하기보다 하자의 내용과 정도를 확인해야 합니다. 기간이 지났다는 이유로 단순 취소 사유를 중대한 하자로 바꿀 수는 없으므로, 동의 자료와 통지 기록 및 실제 결의 과정을 함께 대조해야 합니다.
총회 의사록에는 의사의 경과요령과 결과를 기재하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명해야 합니다. 동의가 필요한 주주의 동의서는 의사록과 함께 보관해 어떤 절차에 누가 동의했는지 확인할 수 있도록 하는 편이 적절합니다. 서면결의에 주주총회 규정이 준용된다는 점도 고려해야 합니다. 결의 내용만 남기고 절차 사용 동의나 의결 요건을 확인할 자료를 빠뜨리지 않아야 합니다.
자주 묻는 질문
자본금 10억 원 미만 회사는 소집 절차 없이 주주총회를 열 수 있습니까?
상법상 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집 절차 없이 주주총회를 열 수 있고, 서면에 의한 결의로 주주총회 결의를 갈음할 수도 있습니다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의하면 서면결의가 있는 것으로 보며, 서면결의는 주주총회 결의와 같은 효력이 있습니다. 동의가 필요한 주주 중 한 명이라도 소집 생략에 동의하지 않으면 원칙적으로 주주총회일 10일 전에 소집 통지를 발송해야 합니다.
동의가 필요한 주주 한 명이 서면결의 방식에 동의하지 않아도 나머지 주주만으로 서면결의를 할 수 있습니까?
동의가 필요한 주주 한 명이라도 방식에 동의하지 않으면 서면결의를 할 수 없고 소집 절차를 거쳐야 합니다. 방식 사용 동의와 안건 찬반은 별개이며, 결의 목적사항에 주주 전원이 서면 동의하면 서면결의가 있는 것으로 봅니다. 의결권 없는 주주에게는 소집 통지와 소규모 회사 특례, 소집 생략과 서면결의 규정을 적용하지 않지만, 통지서의 목적사항에 반대주주 주식매수청구권이 인정되는 사항이 포함되면 예외입니다.
자본금 10억 원 미만 회사는 주주총회 소집 통지 기간을 줄일 수 있습니까?
자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 일반 회사의 2주 전 통지와 달리 주주총회일의 10일 전에 통지를 발송할 수 있습니다. 서면으로 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 발송해야 합니다. 통지서에는 회의의 목적사항을 적어야 하며, 주주가 적다는 이유만으로 통지를 생략할 수는 없습니다.
서면결의로 정관을 변경하거나 이사를 선임해도 주주총회 결의와 같은 효력이 있습니까?
상법상 요건을 갖춘 서면결의는 주주총회 결의와 같은 효력이 있습니다. 주주총회 규정이 준용되므로 보통결의는 법이나 정관에 다른 정함이 없으면 출석한 주주 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상으로 해야 합니다. 정관 변경은 출석한 주주 의결권의 3분의 2 이상과 발행주식총수의 3분의 1 이상의 특별결의가 필요합니다.
소집 절차를 지키지 않은 주주총회 결의는 어떤 방법으로 언제까지 다툴 수 있습니까?
소집절차나 결의방법의 법령 또는 정관 위반이나 현저한 불공정, 결의 내용의 정관 위반은 주주, 이사 또는 감사가 결의의 날부터 2월 내에 결의취소의 소로 다툴 수 있습니다. 법원은 결의 내용과 회사 현황 등 제반 사정상 취소가 부적당하면 기각할 수 있습니다. 결의가 존재한다고 볼 수 없을 정도의 중대한 절차상 하자를 이유로 하는 결의부존재확인의 소는 사유가 다르며 같은 2월의 제소기간이 정해져 있지 않습니다.
