민사소송에서 보유 문서를 서증으로 직접 제출할 때의 형태와 원본 제출명령의 판단 기준

자신이 보유한 계약서나 확인서 같은 문서를 법원에 낼 때에는 단순히 사본 파일을 첨부하는 문제로 끝나지 않는다. 서증을 직접 제출하는 방식, 법원에 제출하거나 보내는 문서의 형태, 원본 제출명령, 입증취지 설명, 제출된 문서의 보관과 반환 여부를 나누어 확인해야 한다.

당사자가 보유한 문서를 서증으로 직접 제출하는 방식

당사자는 자신이 가진 문서를 직접 제출하는 방식으로 서증을 신청할 수 있습니다. 법원에 문서를 제출하거나 보낼 때에는 원본이나 정본 또는 인증이 있는 등본으로 하며, 법원은 필요하다고 인정하면 원본 제출을 명하거나 원본을 보내도록 촉탁할 수 있습니다.

민사소송에서 문서를 증거로 쓰는 방법에는 자신이 이미 가진 문서를 직접 제출하는 방식이 있다. 여기서는 상대방이나 제3자가 가진 문서를 새로 확보하는 절차와 구별하여, 당사자가 현재 보유한 문서를 법원에 직접 제출하는 경우를 다룬다. 따라서 먼저 제출하려는 자료가 실제로 보유 중인 문서인지 확인하고, 그 문서가 어떤 사실을 증명하려는 것인지 정리해야 한다. 여러 문서를 한꺼번에 내는 경우에도 단순히 문서 수를 늘리는 것보다 각 문서가 어떤 주장과 연결되는지를 분명하게 하는 편이 낫다. 제출 전에는 내용이 잘리거나 누락된 부분이 없는지도 확인해야 한다.

직접 제출 방식에 집중하면 다른 문서 확보 절차와의 중복을 피할 수 있다. 이미 손에 있는 문서라면 우선 그 문서가 원본인지, 정본인지, 인증이 있는 등본인지 확인하고 제출 대상으로 정한다. 상대방이나 기관이 보유한 자료를 새로 받아야 하는 상황은 별도의 절차이므로, 현재 보유 여부를 처음부터 구별하면 필요한 신청을 혼동하지 않는다. 문서 목록도 ‘보유 중’과 ‘확보 필요’로 나누어 정리하면 편리하다.

법원에 제출하거나 보내는 문서의 형태 — 원본과 정본과 인증등본

법원에 문서를 제출하거나 보내는 경우에는 원본, 정본 또는 인증이 있는 등본으로 한다. 따라서 아무 형태의 복제물이나 임의로 편집한 자료를 같은 법적 형태로 취급해서는 안 된다. 여기서 원본은 실제 원래 문서이고, 정본이나 인증등본은 그에 상응하는 확인 절차가 있는 문서 형태를 말한다. 제출 단계에서는 보유한 문서가 어느 범주에 해당하는지 확인할 필요가 있다. 특히 원본을 보관하고 있으면서 다른 형태의 문서를 제출하려는 경우에는 법원이 원본 확인을 요구할 가능성까지 고려해야 한다. 문서의 형태를 정확히 확인해 두면 이후 원본 제출명령이 나왔을 때 대응하기 수월하다.

문서 형태를 확인할 때에는 내용이 같은지뿐 아니라 법원이 요구하는 문서의 성격을 살펴야 한다. 원본을 가지고 있다면 제출용 문서와 원본의 내용이 일치하는지 확인하고, 정본이나 인증등본이라면 그 문서가 어떤 방식으로 확인된 것인지 살펴본다. 임의 편집이나 일부 누락이 있는 자료는 원래 문서와 다른 인상을 줄 수 있으므로 제출 전에 처음부터 끝까지 확인하는 편이 좋다.

법원이 원본 제출을 명하거나 원본을 보내도록 촉탁하는 경우

법원은 필요하다고 인정하면 원본을 제출하도록 명하거나 원본을 보내도록 촉탁할 수 있다. 그렇다고 모든 사건에서 당사자가 처음부터 원본을 반드시 맡겨야 하는 것은 아니다. 법원이 증거조사를 위해 원본 확인이 필요하다고 판단하는 경우에 원본 제출명령이나 원본 송부촉탁이 이루어질 수 있다. 따라서 중요한 원본을 가지고 있다면 소송이 끝날 때까지 임의로 폐기하거나 처분하지 않는 편이 안전하다. 이미 제출한 문서와 원본의 내용이 달라 보이지 않도록 원본 상태를 유지하는 것도 필요하다. 원본 제출 요구를 받으면 어떤 문서를 언제까지 내야 하는지 확인하고 그 요구에 맞춰 대응해야 한다.

원본 제출명령 가능성을 염두에 두면 소송 중 원본 관리 방식도 달라진다. 원본에 메모하거나 일부를 훼손하거나 처분해 버리면 나중에 법원이 원본을 요구할 때 대응하기 어려울 수 있다. 제출한 문서와 원본을 서로 다른 장소에 보관하더라도 동일한 문서임을 확인할 수 있게 정리해 두는 편이 좋다. 원본을 제출하게 되면 제출일과 문서명을 기록해 두는 것도 문서 관리에 도움이 된다.

서증과 증명할 사실의 관계를 밝힌 설명서를 제출하도록 명할 수 있는 경우

서증의 입증취지가 불명확한 경우 등에는 재판장이 서증과 증명할 사실의 관계를 구체적으로 밝힌 설명서를 제출하도록 명할 수 있다. 이 명령은 모든 서증 제출에서 언제나 설명서를 내야 한다는 일반 의무가 아니다. 제출된 문서가 무엇을 증명하려는지 알기 어렵거나 설명이 필요한 경우 등에 재판장이 제출을 명할 수 있는 재량 규정이다. 따라서 문서를 낼 때에는 각 문서가 어떤 사실을 뒷받침하는지 스스로 분명히 정리하는 것이 도움이 된다. 입증취지가 불명확하면 추가 설명을 요구받을 수 있으므로 문서의 제목만 나열하지 말고 주장 사실과의 연결을 확인해야 한다.

설명서 제출명령의 기준은 ‘문서를 냈다’는 사실보다 그 문서가 무엇을 증명하려는지 분명한가에 있다. 입증취지가 불명확한 경우 등에 재판장이 관계를 구체적으로 밝히도록 명할 수 있으므로, 서증을 제출할 때부터 주장 사실과 문서를 대응시켜 정리하는 편이 낫다. 다만 설명서가 모든 서증에 반드시 붙는다는 식으로 일반화해서는 안 된다. 법원의 명령 여부와 해당 문서의 입증취지를 각각 확인해야 한다.

제출된 문서의 보관과 증거로 채택되지 않은 문서의 반환 또는 폐기

법원은 필요하다고 인정하면 제출되거나 보내 온 문서를 맡아 둘 수 있다. 반대로 제출된 문서가 모두 그대로 보관되는 것은 아니다. 법원은 증거로 채택하지 않은 문서에 대해서는 당사자의 의견을 들은 뒤 돌려주거나 폐기할 수 있다. 따라서 원본이나 중요한 문서를 제출한 경우에는 해당 문서가 사건에서 어떻게 처리되고 있는지 확인해야 한다. 특히 증거로 채택되지 않은 문서의 반환 여부가 필요한 경우에는 사건이 끝난 뒤까지 막연히 기다리지 말고 처리 상태를 확인하는 편이 낫다. 원본 제출과 보관은 제출 순간뿐 아니라 그 뒤의 문서 관리까지 함께 생각해야 한다.

문서가 법원에 제출된 뒤에는 보관 여부와 증거 채택 여부를 구별해야 한다. 법원은 필요하다고 인정하면 제출되거나 보내 온 문서를 맡아 둘 수 있고, 증거로 채택하지 않은 문서는 당사자의 의견을 들은 뒤 반환하거나 폐기할 수 있다. 따라서 ‘법원에 제출했으니 항상 기록에 영구 보관된다’고 생각하지 말고 중요한 문서라면 반환 여부와 사건 기록상의 처리 상태를 확인하는 것이 좋다.

실무적 함의 — 제출 형태와 원본 처리를 정하기 전에 확인할 사항

보유 문서를 제출할 때에는 먼저 그 문서가 증명하려는 사실을 정하고, 제출 형태와 원본 보관 상태를 확인하는 순서가 적절하다. 원본을 가지고 있다면 제출한 문서와 원본 사이에 내용 차이가 없는지 확인하고, 원본 제출명령이 나올 가능성에 대비해 원본을 그대로 보존한다. 입증취지가 불명확하면 설명서 제출을 명받을 수 있으므로 문서와 주장 사실의 관계도 미리 정리해 두는 것이 좋다. 증거로 채택되지 않은 문서는 반환이나 폐기 대상이 될 수 있으므로 제출 이후의 처리도 확인해야 한다. 문서를 많이 내는 것보다 필요한 문서를 정확한 형태로 내고 그 의미를 분명히 하는 것이 핵심이다.

제출 전 체크 항목을 간단히 정리하면 실수가 줄어든다. 첫째, 현재 보유한 문서인지 확인한다. 둘째, 원본·정본·인증등본 가운데 어떤 형태인지 본다. 셋째, 어떤 사실을 증명하려는 문서인지 적는다. 넷째, 원본 제출명령에 대비해 원본을 보존한다. 다섯째, 제출 뒤 보관·채택·반환 상태를 확인한다. 이 순서를 따르면 문서 형식과 입증취지를 한꺼번에 관리할 수 있다.